Bản mô tả công việc gồm những nội dung gì

Một bản mô tả công việc nên mô tả rõ ràng bức tranh toàn cảnh về vị trí công việc hiện có và thu hút các ứng viên tiềm năng ứng tuyển bằng cách cung cấp các thông tin cần thiết. Vậy để đạt được điều này thì bảng mô tả công việc gồm những nội dung gì sẽ được trình bày qua 8 phần cụ thể trong bài viết này!

Bản mô tả công việc gồm những nội dung gì?

Bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc (Job Description) cần phản ánh chính xác nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí tuyển dụng. Khi được viết hiệu quả, nó tạo ra một bức tranh thực tế về công việc và trả lời câu hỏi "Người trong vai trò công việc này sẽ thực sự làm gì?"

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc không chỉ mô tả trách nhiệm của vị trí mà nó đặt nền tảng cho việc tuyển dụng, phát triển và giữ chân nhân tài và còn tạo tiền đề cho hiệu suất công việc tối ưu bằng cách làm rõ trách nhiệm, kết quả mong đợi và đánh giá hiệu suất. 

Nó cũng là một thành phần quan trọng để duy trì một hệ thống bồi thường công bằng và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tài liệu cần được xem xét lại và cập nhật phù hợp với quy trình đánh giá hiệu suất hàng năm.

Tiêu chuẩn của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc chứa đầy đủ thông tin để mô tả các trách nhiệm chính và các vai trò thiết yếu. 

Tài liệu không nên bao gồm mọi chi tiết về cách thức và công việc được thực hiện để giữ độ dài vừa đủ cũng như có điều chỉnh linh hoạt với thời gian và bối cảnh. Đặc biệt là nên có sự tham gia của người quản lý sẽ là cấp trên của nhân viên vào vị trí đó!

Bảng mô tả công việc gồm những nội dung gì?

Một bản mô tả công việc bao gồm các thành phần sau: chức danh (Job title), mục đích công việc (Job Purpose), nhiệm vụ và trách nhiệm công việc (Job Duties and Responsibilities), bằng cấp yêu cầu, bằng cấp ưu tiên và điều kiện làm việc.

Chức danh (Job title)

Chức danh là đoạn mô tả ngắn gọn (1-4 từ) về công việc phản ánh nội dung, mục đích, phạm vi của công việc và phù hợp với các chức danh công việc khác có vai trò tương tự.

Ví dụ bao gồm Instructional Designer 1 năm kinh nghiệm, Junior Web Developer, Remote Mobile Developer,...

Mục đích công việc (Job Purpose)

Mục đích công việc cung cấp một cái nhìn tổng quan cấp cao về vai trò, cấp độ và phạm vi trách nhiệm bao gồm ba hoặc bốn câu cung cấp sự hiểu biết cơ bản về vai trò. Một bản tóm tắt ngắn gọn về "mục đích của vai trò công việc này với công ty bạn"

Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc (Job Duties and Responsibilities)

Phần này mô tả các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao đối với vị trí công việc đó; cũng được gọi là các vai trò thiết yếu. Phần này mô tả bản chất cơ bản của công việc chiếm một phần lớn thời gian của nhân viên. 

Dưới đây là một số điều cần lưu ý cho nội dung chi tiết của phần này:

  • Bao gồm các cụm từ giải thích cho biết tại sao, như thế nào, ở đâu hoặc tần suất các nhiệm vụ được thực hiện.
  • Tập trung vào kết quả của nhiệm vụ.
  • Các phạm vi tham khảo của quá trình ra quyết định, nơi một trong những lĩnh vực sẽ ảnh hưởng hoặc tác động.
  • Xác định các lĩnh vực trách nhiệm giải trình trực tiếp hoặc gián tiếp.
  • Mô tả mức độ và loại trách nhiệm ngân sách hoặc tài chính.
  • Mô tả bản chất của việc phối hợp và hợp tác nội bộ, những người có thể trao đổi liên quan mật thiết đến công việc và mức độ mà người đương nhiệm sẽ tương tác với những người khác trong và ngoài bộ phận.
  • Liệt kê các nhiệm vụ công việc phản ánh các yêu cầu của vị trí và đảm bảo chúng không dựa trên năng lực của bất kỳ cá nhân nào.

Nếu vị trí này có yêu cầu quản lý hoặc giám sát thì hãy nêu rõ ràng trong phần này. Chẳng hạn như mức độ thẩm quyền trong việc thuê, kỷ luật, chấm dứt, phân công công việc, đào tạo và đánh giá hiệu quả hoạt động của cấp dưới. Đây có thể là một nhiệm vụ công việc riêng biệt hoặc được ghi chú trong các nhiệm vụ công việc khác nếu thích hợp. Dưới đây là một vài cấp độ giám sát khác nhau mà bạn có thể tham khảo để xác định cho vai trò bạn muốn tuyển dụng:

  • Cung cấp định hướng cho các cá nhân khác.
  • Giám sát, tuyển chọn, đào tạo, đưa ra hướng làm việc và hỗ trợ giải quyết vấn đề cho cá nhân khác. Đồng thời giám sát các hoạt động hàng ngày của họ.
  • Giám sát nhân viên, bao gồm tuyển chọn, lên lịch và phân công công việc, đánh giá hiệu suất và đề xuất tăng lương, thăng chức, thuyên chuyển, cách chức hoặc thôi việc.
  • Quản lý những người khác thông qua người giám sát khác.

Các nhiệm vụ công việc cần được liệt kê phù hợp với tầm quan trọng của chúng và / hoặc tần suất chúng được thực hiện. 

Các nhiệm vụ này thường được trình bày dưới dạng dấu đầu dòng hoặc đánh số, bao gồm khoảng 4–7 nhiệm vụ riêng biệt, với mỗi nhiệm vụ được giao một “phần trăm thời gian” (thêm đến 100%), phản ánh thời gian ước tính mà một nhân viên sẽ làm trong một năm. 

Các nhiệm vụ yêu cầu ít hơn 5% thời gian nên được kết hợp với các nhiệm vụ khác hoặc loại bỏ khỏi mô tả công việc. Bảng sau sẽ giúp bạn ước tính phần trăm thời gian:

Bảng ước lượng thời gian thực hiện từng nhiệm vụ so với tổng thời lượng làm việc

Phần trăm thời lượng làm việc     Trên tuần Trên năm
5% 2 hours 1 weeks
10% 4 hours 5 weeks
15% 6 hours 0,5 month
20% 8 hours 1 month
25% 10 hours 3 months

 

Yêu cầu để đảm nhận vị trí (Must have)

Phần này liệt kê mức độ kiến thức công việc cần thiết (chẳng hạn như học vấn, kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và năng lực) cần thiết để thực hiện công việc. Phần này tập trung vào trình độ “tối thiểu” để một cá nhân có thể làm việc hiệu quả và thành công trong vai trò này.

- Trình độ học vấn

Xác định các trình độ học vấn mà một nhân viên phải có để thực hiện tốt các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Nêu các trình độ học vấn về lĩnh vực nghiên cứu và / hoặc loại bằng cấp hoặc mức độ tập trung sẽ cung cấp kiến ​​thức cần thiết để vào vị trí này.

- Kinh nghiệm

Xác định số năm kinh nghiệm toàn thời gian tối thiểu cần có và loại kinh nghiệm làm việc mà một nhân viên cần để đủ tiêu chuẩn cho công việc. Mức độ kinh nghiệm có nên thực tập, kinh nghiệm làm việc ở bậc đại học và trợ lý sau đại học hay không; điều này sẽ cần phải được nêu cụ thể.

- Kiến thức, kỹ năng và năng lực

Khi nêu rõ kiến ​​thức cần thiết, hãy bao gồm mức độ hoặc độ sâu của kiến ​​thức cần thiết để ứng tuyển vào vị trí đó. Các định nghĩa sau đây sẽ hữu ích:

  • Kiến thức làm việc: đủ quen thuộc với chủ đề để biết các nguyên tắc cơ bản và thuật ngữ và hiểu và giải quyết các vấn đề đơn giản.
  • Kiến thức chung: đủ kiến ​​thức về một lĩnh vực để thực hiện hầu hết các công việc trong các tình huống bình thường. Công việc yêu cầu sự hiểu biết của các tình huống tiêu chuẩn và bao gồm kiến ​​thức về hầu hết các khía cạnh quan trọng của lĩnh vực.
  • Kiến thức chuyên sâu: kiến ​​thức nâng cao của lĩnh vực. Công việc đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về lĩnh vực để giải quyết các vấn đề công việc bất thường cũng như thông thường, để có thể tư vấn về các vấn đề kỹ thuật và phục vụ như một nguồn lực về lĩnh vực này cho những người khác trong tổ chức.
  • Kiến thức toàn diện: đòi hỏi sự thành thạo và hiểu biết hoàn toàn về chuyên môn. Thuật ngữ này nên được sử dụng một cách cân nhắc. Liệt kê các kỹ năng và / hoặc khả năng cụ thể cần thiết để người đương nhiệm có thể thành công trong vai trò này; bao gồm việc chỉ định bất kỳ giấy phép hoặc chứng nhận bắt buộc nào. Một số cân nhắc là phân tích, hoạch định ngân sách, giao tiếp nội bộ hoặc bên ngoài, máy tính, tư duy sáng tạo, dịch vụ khách hàng, ra quyết định, tính đa dạng, tư duy logic, multi-task, đàm phán, giải quyết vấn đề, quản lý dự án, giám sát, làm việc theo nhóm, v.v.

Lợi thế ưu tiên (Nice to have)

Có thể sử dụng danh sách mở rộng các yêu cầu nhất định phải có để xác định thêm các năng lực của một người để làm việc hiệu quả và thành công trong vị trí đó. Những yêu cầu này không bắt buộc nhưng sẽ là lợi thế nếu ứng viên có thêm nó khi đã đáp ứng đủ các yêu cầu bắt buộc trong mục trên..

Điều kiện làm việc

Trình bày các điều kiện làm việc và nhu cầu thể chất có liên quan trực tiếp đến các nhiệm vụ và trách nhiệm công việc thiết yếu để tuân thủ luật lao động. Dưới đây là một vài mô tả về điều kiện làm việc bạn nên có trọng bản mô tả công việc

  • Môi trường, làm việc trong văn phòng hoặc ngoài trời.
  • Những tiếp xúc với nhân viên trong quá trình làm việc, chẳng hạn như vật liệu nguy hiểm, tiếng ồn lớn hoặc nhiệt độ quá cao / quá lạnh.
  • Các yêu cầu thể chất cần thiết, chẳng hạn như leo, đứng, khom lưng hoặc đánh máy.
  • Yêu cầu về thời điểm làm việc, như vào cuối tuần, ban đêm hoặc liên hệ về công việc bất kỳ lúc nào.
  • Yêu cầu về kế hoạch công tác.
  • Các trường hợp khẩn cấp nếu có cần sự tham gia.

Lưu ý để viết mô tả công việc

Bản mô tả công việc nên được chuẩn bị theo cách mà tất cả các thành phần được nêu chính xác để tạo ra sự hiểu biết rõ ràng về vị trí công việc đó. Dưới đây là một số gợi ý để hỗ trợ bạn trong quá trình này:

Các kỹ năng của nhân sự IT tập trung vào những điểm chính sau: 
  • Viết theo một phong cách ngắn gọn, trực tiếp.
  • Luôn sử dụng từ đơn giản hơn là từ phức tạp; giữ cấu trúc câu càng đơn giản càng tốt. 
  • Sử dụng các động từ hành động mô tả ở thì hiện tại (ví dụ: viết, vận hành hoặc thực hiện).
  • Tránh viết tắt. Nếu buộc phải sử dụng các từ viết tắt, hãy giải nghĩa trong lần đầu đề cập đến chúng trong bản mô tả công việc.
  • Đừng sử dụng các thuật ngữ không rõ ràng. Nếu bạn sử dụng các thuật ngữ như “hỗ trợ, xử lý và thực hiện”, hãy mô tả “cách” vị trí đó hỗ trợ, xử lý hoặc thực hiện. Sử dụng từ “bởi” và sau đó nêu chi tiết các quy trình, nhiệm vụ hoặc hoạt động được thực hiện thường sẽ làm rõ sự mơ hồ.
  • Tránh danh xưng giới tính, chẳng hạn như, "Anh ấy quản lý", "Cô ấy chịu trách nhiệm."
  • Tập trung vào các hoạt động thiết yếu; bỏ qua những nhiệm vụ tầm thường & không thường xuyên.
  • Tránh đề cập đến tên của nhân viên khác, mà hãy đề cập đến chức danh công việc hoặc phòng ban.
  • Chỉ bao gồm các nhiệm vụ được giao hiện tại. Không nên đề cập các nhiệm vụ tiềm năng trong tương lai xa; loại bỏ nhiệm vụ không còn bắt buộc.

 Tạm kết!

Khi bạn đã xác định được rõ ràng nhu cầu tuyển dụng của công ty, để soạn thảo một bản mô tả công việc hoàn chỉnh thì trước hết bạn cần nắm được những phần quan trọng cần có trong một bản mô tả công việc điển hình! Không những hoàn thành một tài liệu tuyển dụng để thu hút ứng viên mà nó còn làm chi tiết hơn hình mẫu về một ứng viên phù hợp cho vị trí bạn đang ứng tuyển! Hi vọng rằng bài viết này cung cấp cho bạn những gợi ý để thực hiện điều đó! Chúc bạn thành công!


Tin tức liên quan

Những mẹo tuyển dụng vị trí QA tester hiệu quả nhất cho công ty

Kỹ năng phỏng vấn| 2022-09-28
Bạn đã sẵn sàng thuê QA tester để tham gia vào team dự án của mình chưa? Dưới đây là những mẹo tuyển dụng QA tester hiệu quả dành cho công ty bạn.

Có nên ứng tuyển khi công ty không đăng tuyển

Kỹ năng phỏng vấn| 2022-09-22
Công ty bạn rất muốn làm việc hiện không tuyển dụng vị trí công việc đúng với khả năng của bạn! Vậy có thể ứng tuyển khi công ty không đăng tuyển không và làm thế nào?

Tổng hợp nhanh về kinh nghiệm phỏng vấn online cần ghi nhớ

Kỹ năng phỏng vấn| 2022-09-21
Phỏng vấn online vẫn có một số điểm khác biệt chính so với phỏng vấn truyền thống. Dưới đây sẽ là tổng hợp nhanh gọn về kinh nghiệm phỏng vấn online cần ghi nhớ!

Nên gửi đơn xin việc hay CV cho nhà tuyển dụng khi xin việc

Kỹ năng phỏng vấn| 2022-09-21
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một vài gợi ý để bạn có thể ra quyết định nên gửi đơn xin việc hay CVmột cách chuyên nghiệp và khả năng tiến vào vòng phỏng vấn cao!


Việc tạo CV đúng chuẩn giúp gia tăng cơ hội trúng tuyển của bạn ít nhất 20%. Hãy nhanh tay tạo CV Rirekisho chuẩn Nhật hoặc CV chuẩn tiếng Anh theo các mẫu chuyên nghiệp nhất của GrowUpWork chúng tôi dưới đây nhé!