Trả lời mail mời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh

Mừng là bạn đã trở thành ứng viên sáng giá cho vị trí công việc bạn đang theo đuổi, khi nhận được lời mời phỏng vấn qua email của nhà tuyển dụng. Bạn nên làm gì tiếp theo? Bạn nên trả lời mail mời phỏng vấn xin việc như thế nào để đảm bảo xác nhận các thông tin quan trọng cho lịch hẹn phỏng vấn một cách chuyên nghiệp. Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng có tất cả các chi tiết chính xác, bạn biết bạn sẽ đến đâu, khi nào bạn nên đến và bạn sẽ gặp ai (và bạn sẽ có thêm một số thông tin về buổi phỏng vấn).

Cách trả lời mail mời phỏng vấn xin việc

Trả lời Email cũng là một khâu quan trọng để giải đáp những thắc mắc và xác nhận một số thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn, đặc biệt là giúp bạn chuẩn bị cho buổi phỏng vấn đầy đủ 

Chẳng hạn như một số thông tin cơ bản: địa điểm phỏng vấn (văn phòng công ty hay một địa điểm khác do nhà tuyển dụng quyết định), chính xác bạn sẽ nói chuyện với những ai trong buổi phỏng vấn và có cần mang theo bất cứ thứ gì cụ thể không.

Trả lời mail xác nhận phỏng vấn cũng là một cơ hội tốt bạn có thể tận dụng để nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với cơ hội công việc này.

Bên dưới là các gợi ý và lưu ý về cách gửi email chấp nhận phỏng vấn và các ví dụ tham khảo. Mẫu đầu tiên là một cách xác nhận đơn giản và mẫu thứ hai sẽ kèm nội dung cần được làm rõ về chi tiết buổi phỏng vấn, đồng thời cũng nhắc lại sự quyết  tâm của ứng viên đối với công việc.

Nên trả lời mail khi nào?

Tốt nhất là nên theo dõi và trả lời mail này ngay sau khi người tuyển dụng thông báo với bạn (thường là qua một cuộc điện thoại trước khi gửi mail) về buổi phỏng vấn.

Trong trường hợp, khi bạn nhận được thông báo về một buổi phỏng vấn qua điện thoại từ nhà tuyển dụng, họ có thể đề cập rằng sẽ gửi mail cho bạn. Nếu đúng như vậy, hãy đợi email đến. Nếu bạn không nhận được mail trong một hoặc hai ngày sau cuộc điện thoại, hãy liên hệ với nhà tuyển dụng để xác nhận lại. Bạn không cần phải gửi mail trước cho nhà tuyển dụng nếu họ đã nói là sẽ gửi.

Khi bạn nhận được mail mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn có thể chỉ cần trả lời bằng cách nói rằng bạn rất mong được gặp họ và bạn rất xem trọng cơ hội này. Dưới đây là cụ thể những nội dung cần có trong mail mà bạn trả lời.

Các lưu ý trong trả lời mail mời phỏng vấn

Dưới đây là một số nguyên tắc cần ghi nhớ để bao gồm những gì khi bạn viết mail xác nhận phỏng vấn của mình:

Viết Subject gì?

Hãy viết Vị trí công việc bạn đang ứng tuyển và tên của bạn trong dòng tiêu đề email:

Ví dụ:
Interview Confirmation - Senior Developer - Nam Anh

Lưu ý rằng nhà tuyển dụng có thể đang sắp xếp những buổi phỏng vấn khác nữa, nên hãy bao gồm cả tên của bạn để giúp họ sắp xếp email dễ dàng hơn. Nó cũng hữu ích trong trường hợp mail của bạn được chuyển tiếp đến những người phỏng vấn khác.

Những nội dung cần có trong mail

• Lý do của mail phản hồi này: Mở đầu email với lý do bạn trả lời mail. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói, "Thank you for the opportunity..." hoặc "I'm writing to confirm the interview details..." 
• Lời cảm ơn: Hãy chắc chắn bạn có lời cảm ơn người nhận email về cơ hội phỏng vấn.

• Hỏi bạn nên mang theo những gì: Bạn nên luôn mang theo một số bản sao CV của mình đến buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, một số công ty có thể muốn có thêm các tài liệu khác như các chứng nhận, bằng cấp, Portfolio, v.v. Những người khác có thể muốn bạn gửi một bản mẫu mô tả về công việc trước của bạn.
• Thông tin liên hệ của bạn: Mặc dù nhà tuyển dụng đã có thông tin liên hệ của bạn,  những việc ghi lại một lần nữa trong mail của bạn sẽ giúp họ dễ dàng theo dõi nếu cần, có thể set các thồn tin này trong chữ ký email của bạn.
• Đọc lại trước khi gửi. Mặc dù đây là một xác nhận đơn giản về một cuộc phỏng vấn, hãy đọc kỹ thư trước khi bạn nhấp vào gửi. Tất cả các thư từ tìm việc của bạn phản ánh kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp của bạn và lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sẽ được chú ý.
• Gửi một bản sao cho chính bạn: Luôn là một ý tưởng hay để sao chép mail. Bằng cách đó, bạn sẽ có một bản sao trong hộp thư đến của mình và bạn sẽ không phải tìm kiếm thư để xem lại chi tiết trước khi phỏng vấn.

Mẫu mail chấp nhận lời mời phỏng vấn

Dưới đây là các mẫu mail xác nhận một buổi phỏng vấn về thời gian của cuộc hẹn, địa điểm phỏng vấn.

1. Mẫu mail xác nhận lời mời phỏng vấn cơ bản

Subject: Mai Nam Anh - Interview Confirmation - Account Manager

Dear Mr. Dung,

Thank you very much for the invitation to interview for the Account Manager position. I appreciate the opportunity, and I look forward to meeting with Ms. Van on June 30th at 9 AM in your Q.COOP office.

If I can provide you with any further information prior to the interview, please let me know.

Best Regards,

Mai Nam Anh
namanh.mai@email.com
555-123-1234

2. Mẫu mail chấp nhận lời mời phỏng vấn có yêu cầu xác nhận các thông tin

Subject: Interview Confirmation - Mai Nam Anh

Dear Mr. Dung,

It was great speaking with you on the phone earlier today. Thank you very much for the invitation to interview for the Account Manager position at ABC Company. I'm very much looking forward to our conversation, scheduled for May 6, at 3 PM.

When you have a moment, can you confirm that this interview will take place at the downtown location of ABC Company?

I believe that my editorial experience in the technical publishing field makes me an ideal candidate for the position. I look forward to sharing my passion for and skills in editorial work with you.

If I can provide you with any further information prior to the interview, please let me know.

Sincerely,

Mai Nam Anh
namanh.mai@email.com
555-123-1234

Có thể bạn quan tâm: Viết email từ chối lời mời phỏng vấn xin việc

Cần làm gì trước buổi phỏng vấn xin việc

Tìm hiểu thêm về những người phỏng vấn

Khi một buổi phỏng vấn đã được lên lịch sẵn sàng, bạn nên bắt đầu nghiên cứu. Tìm kiếm tên của những người thực hiện cuộc phỏng vấn trên Google có thể giúp dẫn đến các tài khoản LinkedIn và các tài khoản mạng xã hội khác. Đây là một cách tốt để các ứng viên tìm thấy điểm chung.

Hãy kết nối, đừng chỉ âm thầm theo dõi

Tạo tiền đề cho sự kết nối thực sự với những người có thể là đồng nghiệp tương lai của bạn bằng cách thể hiện sự quan tâm thực sự đến họ như một con người chứ không phải đang âm thầm theo dõi mạng xã hội của họ. Trong quá trình nghiên cứu, bạn có thể tìm ra những điểm chung. Sử dụng thông tin đó một cách khôn ngoan.

Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn

Bạn không cần phải ghi nhớ các câu trả lời, nhưng hãy xem các câu hỏi phỏng vấn phổ biến nhất mà nhà tuyển dụng hay hỏi và suy nghĩ về cách mà bạn trả lời. Bằng cách đó, bạn sẽ chuẩn bị để vượt qua cuộc phỏng vấn hiệu quả hơn. Tốt hơn nữa là bạn nên làm buổi buổi phỏng vấn thử ở nhà cùng người thân và bạn bè.

Bạn có thể quan tâm: Top 10 câu hỏi phỏng vấn nhà tuyển dụng có khả năng hỏi

Chọn trang phục phỏng vấn

Đừng để đến phút cuối cùng mới chọn. Hãy chọn trang phục chuyên nghiệp, thoải mái và phù hợp với văn hóa công ty. Hãy thử trước các trang phục bạn định mặc để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn vừa vặn và bạn có tất cả các phụ kiện cần thiết. Dành nhiều thời gian để mua đồ thay thế hoặc sửa chữa những thứ cần thiết về diện mạo của bạn trước khi phỏng vấn.

Lên kế hoạch cho một tuyến đường đi suôn sẻ

Tìm hiểu xem bạn sẽ mất bao lâu để đến buổi phỏng vấn, thậm chí có thể tính đến khả năng tắt đường hay các sự cố có thể xảy ra khác và chuẩn bị phương án dự phòng để bạn có thể đến đúng giờ. Nếu có thể, hãy thử đi đến địa điểm phỏng vấn trước để xem xét.

Kiểm tra các thiết bị

Nếu bạn sắp có một buổi phỏng vấn online, hãy kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các thiết bị và chức năng trên đó đang hoạt động tốt và đề phòng những lỗi phần mềm thường gặp có thể làm gián đoạn.

Kết luận

Hi vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những hướng dẫn cần thiết để bạn có thể tự soạn trả lời mail mời phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp. Cũng như đảm bảo rằng các thông tin quan trọng về buổi phỏng vấn được xác nhận đầy đủ. Chúc bạn thành công!