Cách viết và mẫu mail xin thôi việc chuyên nghiệp

Xin thôi việc đối với một nhân viên vẫn luôn là điều khá cân nhắc dù không quá phức tạp để bạn bước vào. Gửi mail xin thôi việc là một trong các bước của tiến trình này, nhằm thông báo chính thức về sự rời đi của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết và mẫu mail xin thôi việc! Trong đó sẽ gồm những nội dung gì, và khi nào bạn cần cung cấp thông báo cho công ty,..

Trước khi đi vào phần chính của bài viết này về cách viết mail và các mẫu mail xin thôi việc, hãy cùng GrowUpWork điểm qua một vài đầu việc liên quan trong tiến trình bạn cần trải qua khi muốn rời đi!

Cần làm gì trước khi thôi việc

Trước khi gửi đơn xin thôi việc cho người quản lý, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để rời đi vào bất cứ lúc nào ngay sau đó. Như vậy có nghĩa là bạn phải chắc chắn rằng tất cả các file làm việc của bạn đã được lưu trữ lẫn backup trong trên Cloude hoặc Google Drive hoặc gửi các bản sao qua email cho chính bạn.

Bạn có thể không có quyền truy cập vào máy tính của mình sau khi gửi đơn xin thôi việc, vì vậy hãy chuẩn bị các bản sao của mọi thứ bạn cần trước khi nói với sếp rằng bạn sẽ nghỉ việc.

Cách xin thôi việc chuyên nghiệp

Để đảm bảo quá trình xin thôi việc diễn ra suôn sẻ, bạn nên làm theo các nguyên tắc sau:

Gửi thông báo đi trước ít nhất 2 tuần

Thông báo trước ít nhất hai tuần là thông lệ tiêu chuẩn khi thôi việc!
Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể được yêu cầu thông báo sớm hơn. Nếu bạn có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận quy định bạn phải đưa ra thông báo, trước bao lâu thì hãy tuân thủ.

Sẵn sàng cho việc rời đi ngay lập tức

Hãy nhớ rằng chủ doanh nghiệp sẽ có thể không để bạn tiếp tục làm việc trong thời gian 2 tuần đó. Công việc của bạn có thể bị chấm dứt ngay lập tức. Ngoài ra trong một vài tình huống khác bạn không có quyền được chọn lựa tiếp tục làm việc sau khi thông báo thôi việc.

Ví dụ: Nếu bạn đang phải đương đầu với môi trường làm việc thù địch, quấy rối hoặc bắt nạt, bạn có thể quyết định rời đi mà không cần tiếp tục sau khi gửi thông báo.

Gửi mail xin thôi việc

Trước khi nói chuyện với người quản lý trực tiếp, hãy viết một email xin thôi việc chính thức. Nó không nhất thiết phải là một tin nhắn dài, chỉ cần một vài đoạn văn là đủ. Hãy chắc chắn bao gồm ngày làm việc cuối cùng của bạn và lời cảm ơn của bạn về trải nghiệm. Nếu muốn, bạn cũng có thể đề nghị trợ giúp trong tiến trình và các thủ tục thôi việc. Nội dung và cách viết mail này sẽ được trình bày chi tiết ở các phần sau

Trao đổi trực tiếp

Xin một buổi trao đổi hoặc cuộc họp với người giám sát trực tiếp của bạn. Cố gắng chọn thời điểm mà cả hai có thể tập trung vào cuộc trò chuyện mà không bị phân tâm hoặc thêm căng thẳng. Chia sẻ tin tức về sự rời đi của bạn. Nếu có thể, hãy bày tỏ lòng biết ơn của bạn đối với sự hỗ trợ của họ trong suốt thời gian vừa qua! Bên cạnh đó bạn và họ có thể bạn thêm về nội dung bàn giao công việc!

Bài viết liên quan

Đầy đủ về thủ tục thôi việc đúng luật và đảm bảo quyền lợi

Quy trình và các thủ tục thôi việc đúng luật và đảm bảo quyền lợi gồm có các bước cần được thực hiện trước khi bạn chính thức rời khỏi công ty. Chúng ta không phải ngày nào cũng xin nghỉ việc nên chắc chắn sẽ không rõ cách thức và thủ tục của quá trình này, cũng như là làm sao cho đúng theo luật quy định.

Nội dung của email xin thôi việc

Điều quan trọng là email của bạn phải thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải giải thích dài dòng. Giữ cho thư hoặc email của bạn đơn giản và tập trung vào các sự kiện chính

Dưới đây là tổng quan về những gì cần đưa vào thư của bạn:

• Ý định thôi việc: Trình bày trực tiếp với thông báo rõ ràng bạn đang xin thôi việc.
• Ngày cuối cùng đi làm: Bạn nên cung cấp thông tin về ngày cuối cùng bạn dự định làm việc tại công ty.
• Đề nghị hỗ trợ quá trình bàn giao công việc: Thông thường, nhân viên cũng sẽ đề nghị giúp đỡ trong quá trình này, có thể bằng cách tuyển dụng hoặc đào tạo người thay thế. Bằng cách này, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cảm thấy được tôn trọng và thân thiện.
• Những câu hỏi có thể bạn muốn hỏi: Nếu bạn có thắc mắc về khoản lương cuối cùng hoặc quyền lợi của mình, bạn có thể hỏi trong mail này.
• Thông tin liên hệ của bạn: Bao gồm thông tin liên hệ cá nhân để công ty dễ dàng liên hệ với bạn.
• Chữ ký của bạn: Tất nhiên luôn phải có phần này trong email của bạn.

Để rời đi trong phong thái tích cực và duyên dáng, một mail thể hiện lòng biết ơn hà tuyển dụng về những cơ hội được cung cấp và đề cập đến những kinh nghiệm đạt được tại công ty hoặc cách nhân viên tận hưởng thời gian của họ ở đó.

Những điều không nên đưa vào mail

Dưới đây là những thông tin bạn cần tránh để vào email xin thôi việc:

• Lý do mà bạn rời đi, đặc biệt nếu đó là lý do tiêu cực.
• Phàn nàn hoặc phê bình công ty, người quản lý hoặc đồng nghiệp.
• Đề cập rằng bạn sẽ nhận được mức lương cao hơn ở công việc mới (nếu bạn có). Nếu bạn đang tìm kiếm một thay đổi để khiến bạn ở lại, thì nên trao đổi trực tiếp thay vì để trong mail
• Thảo luận về mức độ tuyệt vời của công việc mới hoặc mức độ xúc động của bạn khi rời đi.

Cách viết mail xin thôi việc

Mail xin thôi việc cần bao gồm thông tin liên hệ của bạn, thông báo chính thức rằng bạn sẽ thôi việc và ngày làm việc cuối cùng. Bạn có thể điều chỉnh thêm các chi tiết khác nhưng thường thì không bắt buộc.

Dưới đây là cách viết một email xin thôi việc, với thông tin về những nội dung cần đưa vào mỗi phần của mail:

• Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin liên hệ của bạn ở cuối thư, sau chữ ký của bạn. Bạn không cần phải bao gồm thông tin liên hệ của công ty.
• Lời chào: Gửi thư từ chức cho người quản lý của bạn, sử dụng tiêu đề trang trọng của họ ("Kính gửi Mr./Ms./Dr.").
  • Đoạn 1: Lưu ý rằng bạn đang thôi việc và nêu rõ ngày mà mail thôi việc của bạn có hiệu lực. Điều này sẽ đưa ra thông báo chính thức cho phòng Nhân sự điều chỉnh kế hoạch nhân sự cho công ty.
  • Đoạn 2: (Không bắt buộc) Bạn có thể nêu lý do bạn rời đi nhưng điều này không bắt buộc. Nếu bạn chọn đưa ra lý do, hãy chắc chắn rằng đó là lý do tích cực, chẳng hạn như bắt đầu một công việc mới, rời khỏi nơi làm việc hoặc quay lại trường học.
  • Đoạn 3: (Không bắt buộc) Đề cập đến bàn giao công việc và hỏi những gì bạn cần bàn giao lại cho công ty.
  • Đoạn 4: (Không bắt buộc) Đề cập đến sự đánh giá cao của bạn về cơ hội được làm việc cho công ty. Nếu có điều gì đó đặc biệt bổ ích, hãy chia sẻ thông tin chi tiết.
• Kết: Sử dụng một dấu hiệu trang trọng, chẳng hạn như "Trân trọng".
• Chữ ký: Bao gồm tên đã nhập của bạn, sau đó là thông tin liên hệ của bạn.

Template email xin thôi việc

Subject: Xin thôi việc - [Tên của bạn]

Kính gửi Mr./Ms. [Tên người quản lý]

Tôi viết thư này để thông báo với bạn rằng tôi sẽ thôi giữ chức vụ [Vị trí công việc hiện tại của bạn] tại công ty. Ngày làm việc cuối cùng dự kiến của tôi sẽ là [ngày …tháng … năm …].

Cảm ơn anh/chị rất nhiều vì tất cả các cơ hội mà công ty này đã cung cấp cho tôi. Tôi đã học được rất nhiều điều trong [số năm làm việc] năm qua, và sẽ không bao giờ quên lòng tốt của tất cả các đồng nghiệp của tôi.

Nếu tôi có thể làm gì để giúp quá trình bàn giao công việc và sắp xếp nhân sự dễ dàng hơn thì hãy nói với tôi. Bạn luôn có thể liên hệ với tôi qua [địa chỉ email cá nhân của bạn] hoặc [số điện thoại].

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã hỗ trợ và động viên trong suốt thời gian qua.

Trân trọng,

Tham khảo các mẫu mail xin thôi việc

Mẫu 1

Subject: Thư xin thôi việc - Nguyễn Mai Anh

Kính gửi Ms. Hoa,

Em viết thư này để thông báo với chị về việc em xin thôi việc ở vị trí Biên tập viên tại công ty mình.Trong đó, ngày làm việc cuối cùng dự kiến của em sẽ là 3 tháng 12 năm 2021.

Cảm ơn chị và rất nhiều vì tất cả các cơ hội mà công ty này đã  mang đến cho em. Em đã học được rất nhiều điều trong ba năm qua, và sẽ không bao giờ quên lòng tốt, sự hỗ trợ của tất cả các đồng nghiệp quanh em.

Từ thời điểm này cho đến ngày làm việc cuối cùng dự kiến, nếu em có thể làm gì để giúp quá trình  sắp xếp nhân lực dễ dàng hơn thì hãy nói với em. Bên cạnh đó, chị luôn có thể liên hệ với em qua email maianh.nguyen@gmail.com hoặc 0973786587.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã được hỗ trợ và động viên trong nhiều năm của bạn.

Trân trọng bạn,

Mẫu 2

Subject: Thư xin thôi việc - Võ Quốc Minh

Mr. Phong thân mến,

Em gửi mail này để thông báo về việc em muốn xin từ chức tại vị trí Front end Developer tại GenTech. Em dự kiến ngày làm việc cuối cùng của mình tại công ty sẽ là ngày 7 tháng 8 năm 2022, sau gần 2 tuần nữa!

Em xin lỗi vì chưa thể thông báo sớm hơn. Em thực sự đã rất vui và rất thích làm việc trong bộ phận IT và đã học hỏi được nhiều điều trong thời gian đồng hành cùng các anh chị em ở công ty.

Nếu có bất kỳ công việc nào có thể hỗ trợ việc sắp xếp nhân lực trước khi em rời đi thì anh cứ trao đổi thêm với em qua email cá nhân quocminh.vo@gmai.com.

Xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến anh và toàn thể công ty!

Trân trọng,

Mẫu 3:

Subject: Thư xin thôi việc - Trần Bảo Thanh

Kính gửi Mr. Việt,

Em gửi mail này để xin thôi việc tại vị trí Tư vấn khách hàng. Ngày cuối cùng dự kiến sẽ là ngày 15 tháng 3, hai tuần kể từ hôm nay. Vì hoàn cảnh gia đình hiện đang buộc em phải dành toàn bộ thời gian và sự quan tâm nên không thể đóng góp hết năng lực của mình và cùng đồng hành với công ty được. Em rất tiếc!

Kể từ thời điểm này cho đến ngày làm việc cuối cùng, nếu công ty cần em hỗ trợ chuyển giao trong khả năng thì hãy trao đổi với em, em rất sẵn sàng lắng nghe qua email baothanh.tran@gmail.com hoặc 0956473637.

Em rất biết ơn khoảng thời gian 5 năm của mình tại công ty và trân trọng sự hỗ trợ và lòng tốt mà em nhận được từ ban lãnh đạo và các đồng nghiệp.

Cảm ơn anh một lần nữa và tôi mong được giữ liên lạc.

Trân trọng,

Tạm kết

Xin thôi việc là một bước tất yếu khi bạn không muốn tiếp tục làm việc tại vị trí hiện dù với bất cứ lý do gì đi chăng nữa! Tuy nhiên đây là việc mà bạn không làm thường xuyên như các nhiệm vụ hằng ngày của mình nên sẽ dẫn đến vài bối rối! Hi vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích, đặc biệt là cách viết mail và mẫu mail xin thôi việc giúp tiến trình rời đi của bạn suôn sẻ hơn!