Tổng hợp những mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc bạn nên biết

Việc viết thư cảm ơn khi nghỉ việc là một hành động vô cùng quan trọng và mang ý nghĩa thiết thực trong môi trường công sở. Nó không chỉ giúp bạn thể hiện lòng biết ơn đối với những trải nghiệm đã có tại công ty mà còn góp phần duy trì mối quan hệ tốt đẹp sau khi rời khỏi nơi làm việc. Hãy cùng tìm hiểu những mẫu thư cảm ơn phù hợp và hiệu quả mà bạn có thể áp dụng.

Vì sao nên gửi mail cảm ơn khi nghỉ việc?

Khi quyết định rời bỏ một vị trí, công việc hay công ty, ngoài đơn xin nghỉ việc thì điều cần thiết là bạn phải gửi một bức thư cảm ơn đến sếp, đồng nghiệp và công ty. Việc này không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn cho thấy sự tôn trọng của bạn đối với những người đã hỗ trợ bạn trong suốt thời gian làm việc.

Thư cảm ơn khi nghỉ việc đóng vai trò rất lớn trong việc bảo vệ hình ảnh và uy tín cá nhân của bạn. Khi bạn chuyển sang một công việc mới hoặc bắt đầu hành trình mới, các nhà tuyển dụng tiềm năng thường sẽ kiểm tra lịch sử làm việc của bạn, bao gồm cả cách bạn rời khỏi công ty cũ. Một bức thư cảm ơn tốt có thể để lại ấn tượng tích cực, tạo cơ hội cho bạn trong tương lai.

Phép ứng xử phù hợp, chuyên nghiệp

Ngay cả khi mọi người đều biết bạn đang rời đi, việc gửi email cảm ơn cho đồng nghiệp trước ngày cuối cùng của bạn là một thông lệ chuẩn chỉnh của một nhân viên chuyên nghiệp và khéo léo.

Đó là một phép xã giao và là một cách tốt đẹp để kết thúc thời gian của bạn tại một công ty đặc biệt nếu bạn đã hình thành mối quan hệ bền chặt với đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng (đối tác) của bạn.

Bảo vệ danh tiếng cá nhân

Một bức thư cảm ơn đầy đủ và chuyên nghiệp có thể bảo vệ danh tiếng của bạn trong mắt các nhà tuyển dụng tiềm năng. Những người cũ có thể trở thành mối quan hệ quý báu trong tương lai.

Giữ gìn các mối liên hệ

Gửi thư cảm ơn giúp bạn duy trì và củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp, sếp và công ty. Những kết nối này có thể mang lại cơ hội hợp tác và giúp bạn trong việc tìm kiếm công việc mới trong tương lai.

Ngoài việc bày tỏ lòng cảm kích, bạn cũng có thể sử dụng tin nhắn chia tay như một cơ hội để chia sẻ thông tin liên hệ mới của mình, bao gồm địa chỉ email cá nhân, URL hồ sơ LinkedIn hoặc thậm chí số điện thoại, để giữ liên lạc với các network thân thiết.

Xây dựng một hình ảnh tích cực

Hành động gửi thư cảm ơn cho thấy bạn là một người trưởng thành và có trách nhiệm. Điều này sẽ để lại ấn tượng tốt không chỉ với những người trong công ty mà còn với các nhà tuyển dụng tiềm năng trong tương lai.

Hướng dẫn viết thư cảm ơn khi nghỉ việc chuyên nghiệp

Các yếu tố cần có trong thư cảm ơn

Một bức thư cảm ơn cần phải rõ ràng và súc tích. Bạn nên bao gồm các yếu tố sau:

• Lời chào thân thiện
• Nguyên nhân nghỉ việc
• Lời cảm ơn chân thành đến những người đã hỗ trợ bạn
• Hy vọng giữ liên lạc trong tương lai

Thời điểm gửi thư cảm ơn

Trước khi nghỉ việc, bạn nên xác định thời điểm và cách thức viết thư cảm ơn sao cho phù hợp. Việc này không chỉ đảm bảo chuyên nghiệp mà còn giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên.

Bạn nên gửi thư cảm ơn ngay trước khi bạn chính thức rời khỏi công ty, thường là vào những ngày cuối làm việc nhưng đừng gửi quá sát giờ tan làm. Thời gian này vừa đủ để mọi người đọc và phản hồi nếu cần thiết. Thời điểm này giúp bạn lưu giữ được cảm xúc tốt đẹp và tránh quên những chi tiết quan trọng mà bạn muốn đề cập đến trong thư. Tránh gửi thư quá sớm khi các quyết định vẫn còn có thể thay đổi hoặc gửi quá trễ khi bạn đã nghỉ việc.

Cách thức gửi thư cảm ơn

Bạn có thể lựa chọn gửi thư qua email hoặc in ra giấy và gửi trực tiếp. Thông thường, trong môi trường văn phòng hiện nay thì gửi thư qua email là phổ biến nhất. Tuỳ thuộc vào văn hóa công ty và mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp mà bạn lựa chọn hình thức nào cho phù hợp. Hãy đãm bảo rằng mọi người đều nhận được thông điệp của bạn kịp thời, nhiều công ty hoặc vị trí làm việc không sử dụng email thường xuyên thì bạn có thể sử dụng lời nhắn trong các ứng dụng chat hoặc nhắn tin điện thoại thay thế.

Tiêu đề thư cảm ơn khi nghỉ việc

Tiêu đề của bức thư cũng rất quan trọng bởi nó sẽ là điều đầu tiên khiến người nhận chú ý. Một tiêu đề tốt sẽ thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tích cực. Tiêu đề nên ngắn gọn nhưng thể hiện rõ nội dung bức thư. Hãy làm cho tiêu đề của bạn trở nên tự nhiên và gần gũi tránh sử dụng tiêu đề quá chung chung như "Về việc nghỉ việc". Những tiêu đề này có thể không tạo được sự tò mò và gây cảm giác không thoải mái cho người nhận.

Bạn có thể sử dụng các mẫu tiêu đề như:

• Thư cảm ơn, lời cảm ơn chân thành từ [Tên bạn],
• Cảm ơn [Tên công ty].

Những điều cần tránh khi viết thư cảm ơn khi nghỉ việc

Có những điều bạn nên tránh khi viết thư cảm ơn để không làm mất lòng người nhận và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trong tương lai.

• Không nêu lý do tiêu cực hoặc nói xấu đồng nghiệp, công ty.
• Đừng quên cảm ơn
• Tránh ngôn từ thiếu chính xác
• Viết quá ngắn hoặc quá dài

6 mẹo gửi email cảm ơn khi nghỉ việc hay

Ban đầu, viết một email cảm ơn khi nghỉ việc có vẻ khá đơn giản, nhưng điều quan trọng là bạn phải tìm ra những từ phù hợp và để lại một lời nhắn tích cực. Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn soạn nội dung:

1. Xác nhận một lần nữa với người quản lý

Trước khi bạn gửi email cảm ơn, hãy xác nhận rằng công ty đã thông báo về việc rời đi của bạn. Email của bạn sẽ không gây ngạc nhiên cho bất kỳ ai, vì vậy chỉ cần đảm bảo rằng mọi người đều biết bạn đang rời đi.

2. Gửi email của bạn 1 hoặc 2 ngày trước khi nghỉ

Bởi vì mọi người đều biết bạn sẽ thôi việc, bạn không cần phải gửi email cho đến 1 hay 2 ngày trước ngày cuối cùng của bạn. Gửi nó sớm hơn có thể khiến bạn mất tập trung vào việc hoàn thành nốt các công việc của mình và thủ tục bàn giao công việc.

Bài viết liên quan

Các thủ tục và quy trình bàn giao công việc mà bạn cần biết

Các bạn đang trên hành trình chuyển việc và đã nhận được lời mời công việc mới. Thật khó khăn để hoàn tất các thủ tục thôi việc và quy trình bàn giao công việc trong khi chuẩn bị để tiến vào một hành trình mới tại môi trường mới.

Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc với khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn cần cho họ biết ngay khi vừa được thông qua quyết định thôi việc (ít nhất là 2 tuần trước ngày làm việc cuối cùng). Điều đó sẽ giúp họ có nhiều thời gian để hỏi bất kỳ câu hỏi nào và sẵn sàng cho sự chuyển tiếp.

3. Bắt đầu dòng tiêu đề email cảm ơn

Viết dòng tiêu đề email cảm ơn khi nghỉ việc không bao giờ dễ dàng như người ta tưởng, nhưng điều quan trọng là bạn hiểu đúng.

Dòng tiêu đề cần phải đơn giản và khá rõ ràng. Nó có thể trông khác nhau tùy thuộc vào người bạn đang gửi email của mình, nhưng đây là một vài ví dụ về tiêu đề email cảm ơn khi nghỉ việc chuyên nghiệp:

• Thư cảm ơn bạn
• Nói lời chia tay không bao giờ là dễ dàng
• Mong muốn được giữ liên lạc
• Ngày cuối của tôi

4. Nói tích cực và thể hiện lòng biết ơn

Thư cảm ơn để từ biệt của bạn nên có tinh thần và giọng điệu tích cực. Thể hiện lòng biết ơn đối với trải nghiệm của bạn có với công ty và cơ hội làm việc với những cá nhân tài năng.

Nếu bạn đang gửi một lá thư cảm ơn cho một người mà bạn đã trở nên đặc biệt thân thiết, bạn có thể chia sẻ một kỷ niệm đẹp, một khoảnh khắc vui nhộn, một câu chuyện cười trong lòng hoặc thậm chí là một lời tán dương!

5. Đừng quên thông tin liên hệ

Một trong những lý do chính để gửi email cảm ơn khi nghỉ việc là cung cấp cho họ thông tin liên hệ thay thế của bạn vì bạn sẽ không còn quyền truy cập vào email công việc của mình nữa. Hãy chia sẻ địa chỉ email cá nhân và URL LinkedIn của bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ số điện thoại của mình nếu muốn.

6. Ngắn gọn và ngọt ngào

Nhìn chung, tin nhắn tạm biệt của bạn với đồng nghiệp nên ngắn gọn và ngọt ngào. Nó chỉ cần có một hoặc hai đoạn văn. Tránh đưa ra quá nhiều chi tiết về cơ hội mới của bạn hoặc tỏ ra quá hào hứng với việc rời đi.

Bạn cũng không muốn nói tiêu cực về bất kỳ thành viên nào trong team, người quản lý hoặc bản thân công ty. Tốt nhất là hãy viết ngắn gọn, thể hiện lòng biết ơn, chia sẻ thông tin liên hệ của bạn.

Mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc

Như đã nêu ở trên, thông thường sẽ có ít nhất 3 đối tượng quan trọng mà bạn nên viết thư cảm ơn khi nghỉ việc, đó là: 

- Sếp, cấp trên quản lý trực tiếp của bạn.

- Phòng ban mà bạn làm việc, hoặc toàn công ty nếu vị trí bạn là quản lý cấp cao.

- Đồng nghiệp, những người thân thiết và làm việc cùng nhau thời gian dài.

1. Mẫu thư cảm ơn Sếp khi nghỉ việc

Gửi thư cảm ơn đến sếp là cách tuyệt vời để thể hiện lòng biết ơn đối với những nỗ lực và hỗ trợ mà họ đã dành cho bạn trong suốt thời gian làm việc. Nếu bạn có nhiều sếp và cấp trên thì hãy nên viết riêng cho mỗi người một email, đây là thể hiện chân thành và hiệu quả nhất. Dưới đây là một mẫu thư cảm ơn bạn có thể tham khảo.

Chú ý:

- Bắt đầu bức thư bằng lời chào thân thiện. Sau đó, bạn có thể mô tả ngắn gọn về lý do nghỉ việc nếu họ chưa biết. Điều này giúp sếp hiểu rõ hơn về quyết định của bạn.

- Hãy nhấn mạnh những khoảnh khắc đáng nhớ và những điều tốt đẹp mà bạn đã trải qua dưới sự dẫn dắt của sếp. Đưa ra những ví dụ cụ thể sẽ làm tăng tính chân thật trong thư cảm ơn.

- Cuối thư, hãy bày tỏ mong muốn giữ liên lạc. Đây là một cách hoàn hảo để mở rộng mạng lưới quan hệ nghề nghiệp của bạn.

Mẫu thư cảm ơn Sếp khi nghỉ việc:

Subject: Nói lời chia tay không bao giờ là dễ dàng

Chị Quân thân mến,

Vì hôm nay là ngày cuối cùng của em với ME3 Collective, nên em muốn nói biết rằng em đã cảm thấy rất tuyệt vời trong khoảng thời gian ở đây như thế nào.

Em rất vui khi được làm việc với chị và thật sự trân trọng mọi thứ em đã học được từ sự lãnh đạo của chị. Sự hướng dẫn và hỗ trợ của chị trong ba năm qua là vô giá, và em sẽ nhìn lại quãng thời gian này với lòng biết ơn vô cùng.

Mặc dù thời gian bên nhau của chúng ta sắp kết thúc nhưng em hy vọng vẫn được giữ liên lạc. Vui lòng liên hệ theo địa chỉ nguyenminhanh@gmail123.com hoặc 111-222-3333 bất kỳ lúc nào.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự dẫn dắt tận tình của chị, và cầu chúc những điều tốt đẹp nhất cho chị và cả team.

Trân trọng,

Nguyễn Minh Anh

2. Mẫu mail cảm ơn gửi đến team / bộ phận / công ty

Việc viết một bức thư cảm ơn gửi tới công ty, phòng ban hoặc nhóm cũng rất quan trọng. Nó không chỉ gửi đi thông điệp tích cực mà còn thể hiện rằng bạn vẫn đánh giá cao những gì công ty đã mang lại cho bạn.

- Khi gửi thư cảm ơn cho công ty, bạn nên chỉ rõ địa chỉ nơi bạn gửi thư, thường là bộ phận nhân sự hoặc giám đốc công ty. Điều này giúp bức thư của bạn đến đúng tay người cần nhận.

- Bắt đầu bức thư bằng cách cảm ơn công ty đã cung cấp cho bạn cơ hội làm việc và học hỏi. Nêu rõ những trải nghiệm quý báu mà bạn đã nhận được trong suốt thời gian làm việc tại công ty.

- Giống như khi gửi thư cảm ơn cho sếp, bạn cũng nên kết thúc thư với lời kêu gọi giữ liên lạc. Điều này không chỉ tạo cơ hội cho bạn mà còn cho phép công ty có cơ hội cộng tác trong tương lai.

Subject: Ngày cuối cùng của tôi

Gửi team thân yêu,

Như các bạn đã biết, thời gian của tôi với ME3 Collective sẽ kết thúc sau vài ngày nữa.

Tôi vẫn không thể tin được, nhưng đó là một niềm vui khi được làm việc với mỗi người trong số các bạn trong sáu năm qua. Bây giờ trong tôi cũng rất nhiều cảm xúc đan xen. Tôi rất vui mừng về bước đi tiếp theo của mình, nhưng tôi sẽ rất nhớ khi làm việc với từng người trong số các bạn. Tôi sẽ không bao giờ quên chúng ta đã có bao nhiêu phấn khởi khi cùng nhau brainstorm tại nhà máy bia, và các ngày thứ Sáu sẽ không giống thể tuyệt như vậy nếu không có bữa trưa của team chúng ta tại BUSH coffee.

Cảm ơn tất cả sự hỗ trợ của bạn, và vui lòng giữ liên lạc. Vui lòng gửi email cho tôi tại nguyenvanchung@gmail123.com hoặc kết nối với tôi trên LinkedIn tại linkedin.com/in/chungnguyen123.

Tôi sẽ nhớ các bạn mỗi ngày, xong cũng mong được dõi theo những thành tựu mà các bạn đạt được. Nếu tôi có thể làm bất cứ điều gì để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này trong hai ngày tới, vui lòng liên hệ với tôi.

Cảm ơn các bạn đã cùng đồng hành trong thời gian vừa qua,

Nguyễn Văn Chung

3. Mẫu mail cảm ơn gửi đồng nghiệp

Nếu bạn đã trở nên thân thiết với đồng nghiệp và các thành viên trong team, rất có thể bạn đã có nhiều cuộc trò chuyện với họ về sự rời đi của mình. Cũng có thể bạn có thông tin liên lạc cá nhân của họ và đã có kế hoạch giữ liên lạc sau ngày cuối cùng của bạn.

Mặc dù vậy, bạn vẫn có thể gửi cho họ một email cảm ơn. Điều này không cần phải đặc biệt trang trọng. Thay vào đó, hãy tập trung vào lòng biết ơn của bạn và giữ liên lạc:

Subject: Cảm ơn vì tất cả mọi thứ

Hồng Mai thân mến,

Khi thời gian của tôi tại BAT Corporation kết thúc, tôi không thể không nghĩ về tất cả những người tuyệt vời mà tôi đã làm việc cùng - bao gồm cả bạn. Thật khó để tin rằng chúng ta đã làm việc cùng nhau hơn bốn năm nay.

Tôi cảm thấy đặc biệt biết ơn vì tôi đã gặp bạn vào ngày đầu tiên, và tôi không thể cảm ơn biết bao cho đủ vì sự hướng dẫn của bạn trong vài tuần đầu tiên. Thật là tuyệt khi được cộng tác với bạn trong rất nhiều dự án. Tôi yêu sự kiên trì của bạn, sự sẵn sàng lao vào ngay lập tức và khả năng tư duy của bạn.

Tất nhiên, đây không phải là lời từ biệt vĩnh viễn; Tôi biết chúng ta sẽ giữ liên lạc ngoài giờ làm việc.

Tôi sẽ nhớ bạn khi tiến về phía trước, cũng cầu mong những điều tốt nhất sẽ đến với bạn. 
Thân ái,

Mỹ Anh

Bài viết liên quan

Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn ấn tượng

Không ai biết bạn có phải là ứng viên sáng giá nhất cho vị trí công việc sắp tới hay không và cũng không có ai bắt buộc bạn phải viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh ấn tượng sau phỏng vấn giúp ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng.

Mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc bằng tiếng Nhật

Nếu bạn làm việc trong một môi trường đa văn hóa hoặc tại các công ty Nhật Bản, việc viết thư cảm ơn bằng tiếng Nhật là rất cần thiết. Văn hóa Nhật Bản rất chú trọng đến sự tôn trọng và lịch sự trong giao tiếp.

Cấu trúc thư bằng tiếng Nhật

Có một số quy tắc về cấu trúc trong việc viết thư ở Nhật. Hãy bắt đầu bằng một lời chào trang trọng, sau đó bày tỏ sự biết ơn trước khi nêu lý do nghỉ việc.

"拝啓 [Tên sếp/đồng nghiệp],

この度、[Tên công ty] を退職することになりました。これまでのご指導とご支援に心から感謝申し上げます。"

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự

Ngôn ngữ bạn sử dụng trong thư phải thể hiện sự tôn trọng. Sử dụng những từ ngữ lịch sự và chuẩn xác để đảm bảo rằng bức thư của bạn không chỉ truyền đạt thông điệp mà còn thể hiện thái độ đúng mực.

Học hỏi từ văn hóa Nhật Bản

Nếu bạn không quen thuộc với văn hóa và phong cách viết của người Nhật, hãy xem xét việc tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm hoặc tài liệu liên quan để nắm vững hơn về cách viết.

Tạm kết!

Việc viết thư cảm ơn khi nghỉ việc là một bước đi quan trọng giúp bạn kết thúc một chương trong sự nghiệp một cách đẹp đẽ và chuyên nghiệp. Hy vọng rằng các mẫu thư và hướng dẫn trên sẽ giúp bạn trong việc này. Hãy ghi nhớ rằng, mối quan hệ nghề nghiệp có thể kéo dài qua nhiều năm, và việc thể hiện lòng biết ơn là cách tốt nhất để giữ gìn những kết nối quý giá này. Hi vọng rằng các thông tin và mẫu thư cảm ơn khi nghỉ việc ở trên sẽ giúp ích cho bạn!