Cách chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp

Hệ thống nhân sự là một trong những hoạt động đầu tư quan trọng mà một tổ chức cần thực hiện. Lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự đã bùng nổ và quản lý con người đã trở thành một ưu tiên cấp thiết trong và sau đại dịch covid. Để có thể chọn cho doanh nghiệp bạn phần mềm quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả nhất thì bạn cần xác định và cân nhắc một số yếu tố sẽ được trình bày trong bài viết dưới đây!

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự bao gồm vô số công cụ mà các tổ chức sử dụng để quản lý các quy trình nhân sự hàng ngày, chẳng hạn như tuyển dụng, tiếp nhận, đào tạo, trả lương, phúc lợi, thời gian và chuyên cần, quản lý hiệu suất và lập kế hoạch kế nhiệm.

Trong khi phần mềm quản lý nhân sự ban đầu hướng tập trung vào các nhiệm vụ hành chính của bộ phận nhân sự, các phần mềm ngày nay đã và đang được nâng tầm để bắt kịp với xu thế thời đại với các phương pháp luận về quản lý con người hiệu quả, gắn liền với hiệu quả công việc!

Một loạt các công cụ được các chuyên gia nhân sự sử dụng từ phần mềm nhân sự để quản lý và tự động hóa các quy trình. Bao gồm các:

• Phần mềm tuyển dụng
• Quản lý tài năng
• Tiếp nhận nhân viên
• Quản lý phúc lợi
• Lương bổng
• Theo dõi thời gian và chấm công
• Quản lý hiệu suất
• Sự gắn kết của người lao động
• Kế hoạch kế nhiệm
• Quản lý tài liệu nhân sự

Các loại phần mềm quản lý nhân sự

Chọn tích hợp hay chuyên biệt

Có nhiều loại công nghệ nhân sự khác nhau đáp ứng các nhu cầu nhân sự khác nhau trong suốt vòng đời của nhân viên.

Trong khi một số công cụ được chuyên biệt hóa cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như tuyển dụng hoặc đào tạo và phát triển nhân sự, một số loại khác mang tính tổng thể hơn và tìm cách hợp nhất tất cả các hoạt động nhân sự trong một nền tảng hoặc bộ sản phẩm.

Cần lưu ý rằng, mặc dù có vẻ thật hời khi chọn một phần mềm tích hợp mọi quy trình HR nhưng thực tế các phần mềm này sẽ có sự chênh lệch trong hiệu quả sử dụng giữa các quy trình. Chuyên môn hóa về một số chức năng cũng có cái lợi riêng của nó.

Dưới đây là bảng phân tích nhanh về từng loại phần mềm nhân sự chính:

Phần mềm nhân sự cốt lõi

Phần mềm nhân sự cốt lõi thường đề cập đến các hệ thống được sử dụng để lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên trong một cơ sở dữ liệu tập trung.

Thông tin này bao gồm Profile nhân viên, chi tiết liên hệ, phúc lợi của nhân viên và dữ liệu bảng lương, số dư nghỉ phép hoặc nghỉ phép có lương (PTO) và dữ liệu nhân viên khác, cũng như các tài liệu về nhân viên như hợp đồng và biểu mẫu thuế.

Phần mềm nhân sự cốt lõi bao gồm cả hệ thống quản lý nguồn nhân lực (phần mềm HRMS) và hệ thống thông tin nguồn nhân lực (phần mềm HRIS) và đôi khi còn được gọi là phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HCM). Phần mềm tính lương là một tập hợp con của phần mềm nhân sự cốt lõi.

Phần mềm tuyển dụng

Phần mềm tuyển dụng, chẳng hạn như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), giúp các công ty quản lý quy trình tuyển dụng từ tìm nguồn ứng viên đến bước tiếp nhận nhân viên.

Các công cụ này thường cung cấp các tính năng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo danh sách việc làm, giúp phân phối bài đăng tuyển dụng, phân tích cú pháp, quản lý và theo dõi người xin việc, sắp xếp và lọc dữ liệu ứng viên, giao tiếp với ứng viên và lên lịch phỏng vấn.

Phần mềm tuyển dụng giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng bằng cách cho phép các nhà tuyển dụng và nhóm tuyển dụng sàng lọc trước các ứng viên cũng như tự động từ chối hoặc theo dõi các ứng viên bằng cách sử dụng các mẫu phản hồi được định cấu hình sẵn.

Sử dụng trí AI, các công cụ ATS có thể xác định tài năng hàng đầu bằng cách quét CV và Cover Letter để tìm các từ khóa, kỹ năng, học vấn cụ thể hoặc các yếu tố có liên quan khác.

Bài viết liên quan

Lập Checklist quy trình tuyển dụng hiệu quả dành cho HR

Việc áp dụng một Checklist quy trình tuyển dụng được tiêu chuẩn hóa là chìa khóa cho bất kỳ nhà tuyển dụng nhân tài nào. Có một tập hợp những việc cần làm đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm đều nắm và thực hiện nhất quán, giữ cho quá trình tuyển dụng luôn diễn ra và giúp những người ra quyết định tìm thấy sự thiếu hiệu quả trong mỗi bước tuyển dụng.

Phần mềm tiếp nhận nhân viên

Phần mềm tiếp nhận nhân viên phục vụ để hợp lý hóa và cải thiện trải nghiệm của nhân viên mới bằng cách hợp nhất toàn bộ quy trình tiếp nhận ở một nơi.

Điều này bao gồm việc thu thập dữ liệu nhân viên và hoàn thành các biểu mẫu quan trọng liên quan đến thông tin thuế và phúc lợi, cũng như cấp cho nhân viên mới quyền truy cập vào thông tin chi tiết về vai trò, nhóm và người quản lý của họ, thông tin về quy trình làm việc, quy định và chính sách của công ty cũng như các tài liệu đào tạo chính.

Phần mềm tích hợp tốt cho phép các nhân viên mới bắt đầu làm việc và dành những ngày đầu tiên cho công việc để tìm hiểu công ty và hình thành các mối quan hệ, thay vì bị ngập tràn bởi thủ tục giấy tờ.

Phần mềm quản lý hiệu suất

Phần mềm quản lý hiệu suất giúp các công ty lập kế hoạch và thực hiện đánh giá hiệu suất của nhân viên. Do đó, điều này giúp bạn dễ dàng xác định nhân viên nào là người có hiệu suất cao nhất và nhân viên nào cần trợ giúp để phát huy tối đa tiềm năng của họ.

Hầu hết các phần mềm quản lý hiệu suất đều cung cấp các tính năng giúp người quản lý chuyển chiến lược công ty thành các mục tiêu có thể đo lường hoặc các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho từng nhân viên, cũng như nhằm đánh giá mức độ phù hợp của hiệu suất của nhân viên với các mục tiêu này.

Nền tảng quản lý hiệu suất giúp bạn dễ dàng tạo và lên lịch cho các kỳ đánh giá hiệu suất của nhân viên cũng như gửi lời nhắc tự động để mọi người đều có thể bắt kịp những gì đang diễn ra. Sẽ có một bảng điều khiển (dashboard) giúp ban quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất trong các nhóm cũng như trong toàn tổ chức.

Phần mềm đào tạo và phát triển

Phần mềm đào tạo và phát triển được thiết kế để tạo điều kiện cho việc đào tạo và phát triển nhân viên, trao quyền cho nhân viên bằng cách xây dựng kiến ​​thức và kỹ năng của họ.

Cho dù bạn phát triển tài liệu đào tạo nhân viên của mình nội bộ hay thuê ngoài, bạn sẽ cần một hệ thống quản lý đào tạo (learning management system - LMS) để lưu trữ và tổ chức tài liệu đào tạo, cũng như tài liệu báo cáo về sáng kiến đào tạo.

LMS sẽ cho bạn tạo và cung cấp một loạt các khóa học và chương trình đào tạo bằng cách sử dụng vô số các phương pháp học tập, các loại phương tiện và khung đánh giá khác nhau.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm nhân sự cho phép các tổ chức số hóa các nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ, tính toán và giao tiếp do bộ phận nhân sự thực hiện và phân phối một số trách nhiệm đó trong toàn tổ chức. 

Các chức năng như chấm công, tính lương, tuyển dụng, tuân thủ quy định và quản lý phúc lợi có thể được chuyển vào máy tính sẽ gọn nhẹ hơn so với trên giấy. Việc tự động hóa một phần các công việc thủ công này có thể giảm chi phí lao động, hợp lý hóa các quy trình nhân sự và làm cho chúng hiệu quả hơn.

Mặt khác, khi các vai trò nhân sự có tính lặp lại được tự động hóa sẽ mang đến nhiều lợi ích hơn nữa cho cả nguồn nhân lực. Khi nhiều nhân viên hoạt động tốt hơn và phát huy hết tiềm năng của họ, kết quả thường là sự sáng tạo và năng suất được cải thiện, dẫn đến lợi nhuận cao hơn.

Giải thích một số thuật ngữ phần mềm

Nếu bạn là dân chuyên trong lĩnh vực IT thì việc mua và sử dụng phần mềm không có gì là khó  khăn, nhưng ngược lại thì bạn sẽ cảm thấy bối rối với các thuật ngữ mà mình chẳng mấy khi tiếp xúc khi chỉ làm việc trong lĩnh vực nhân sự.

Dưới đây, là giải thích ngắn gọn của một số thuật ngữ và từ viết tắt phổ biến để hỗ trợ bạn phần nào khi làm việc với các phần mềm quản lý nhân sự.

5 bước lựa chọn phần mềm nhân sự

Quy trình lựa chọn phần mềm nhân sự không cần phải phức tạp. Dưới đây là 5 bước đơn giản bạn có thể làm theo để tìm cho mình phần mềm phù hợp với doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu

Trước khi bạn đi sâu vào quá trình lựa chọn phần mềm, hãy dành thời gian để hiểu nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn là gì.

Có một bức tranh rõ ràng về nhu cầu nhân sự là điều quan trọng để chọn phần mềm nhân sự tốt nhất cho công ty bạn.

Dưới đây là một số câu hỏi để giúp bạn làm rõ nhu cầu:

• Hệ thống nhân sự mà bạn hiện đang sử dụng (nếu có) đang thiếu hụt những gì?
• Những rủi ro và thách thức phổ biến nhất mà bộ phận nhân sự phải đối mặt là gì?
• Những trở ngại lớn nhất mà bạn gặp phải trong việc cải thiện trải nghiệm tích cực của nhân viên?
• Hoạt động nhân sự nào tốn nhiều thời gian nhất? Có thể sắp xếp hợp lý với phần mềm phù hợp không?
• Bạn đang sử dụng (các) giải pháp phần mềm nhân sự nào? Làm thế nào để bất kỳ phần mềm mới nào bạn mua sẽ phù hợp với hệ thống nhân sự lớn hơn của bạn?
• Những phàn nàn thường xuyên nhất của nhân viên liên quan đến quản trị viên nhân sự là gì?
• Các chính sách và yêu cầu quy định của công ty bạn liên quan đến các vấn đề cần cân nhắc như bảo mật dữ liệu, tính đa dạng, hợp đồng với nhà cung cấp, v.v.?
• Nhóm của bạn am hiểu công nghệ đến mức nào? Phần mềm bạn chọn không được phức tạp hơn để thiết lập và sử dụng mà nhóm của bạn có thể quản lý.
• Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Bạn mong đợi thu lại được gì (ROI)?

Bước 2: Tìm hiểu về nhà cung cấp

Đây có thể là khâu mất nhiều công sức nhất. May mắn thay, trên mạng có rất nhiều trang web cung cấp thông tin so sánh các công cụ phần mềm quản lý nhân sự với nhau. Đọc những so sánh này là một cách tốt để có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn của bạn.

Khi bạn thực hiện nghiên cứu của mình, hãy tìm hiểu xem các công cụ của phần mềm có hoạt động tốt trên diện rộng không và xem xét những yếu tố nào bạn sẵn sàng thỏa hiệp và những yếu tố nào không thể thương lượng. Điều này sẽ quan trọng trong bước tiếp theo.

Một số câu hỏi để tự nghiên cứu khi tìm hiểu một nhà cung cấp:

• Top những nhà cung cấp cho trường hợp sử dụng của bạn là ai?
• Cái nào được đánh giá tốt nhất trong danh mục phần mềm của họ?
• Tính năng được xếp hạng hàng đầu của mỗi công cụ là gì?
• Những đánh giá và lời review của khách hàng khác nói lên điều gì? Những lợi ích và hạn chế được nói phổ biến nhất là gì?
• Thế mạnh của nhà cung cấp là nguyên giới thiệu, đào tạo hay các tài nguyên khác?
• Có sẵn tài liệu tra cứu không?
• Các tính năng của công cụ có đáp ứng được nhu cầu của bạn không?
• Phần mềm có tích hợp với các công cụ nhân sự mà bạn đang sử dụng không?
• Giao diện người dùng: nó có hấp dẫn trực quan không?
• Trải nghiệm người dùng: điều hướng có trực quan và dễ sử dụng không?
• Công cụ này đủ đơn giản hay phức tạp cho nhu cầu quản lý HR của bạn?
• Nó có tính linh hoạt hoặc có khả năng tùy chỉnh mà bạn cần?
• Nó phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các doanh nghiệp lớn?
• Nó có cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật mạnh mẽ và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu và các phương pháp hay nhất không?
• Giá cả có đáp ứng ngân sách không? Có rõ ràng không? Có được đảm bảo dựa trên khả năng của phần mềm không? Có phải một số tính năng chính nhất định chỉ khả dụng ở các mức giá đắt hơn không?
• Nó có cung cấp một bản demo không hoặc bản dùng thử miễn phí?

Bước 3: Lập danh sách rút gọn

Bây giờ đã đến lúc đi sâu hơn và thu hẹp lựa chọn của bạn xuống chỉ còn một số giải pháp phần mềm quản lý nguồn nhân lực tốt nhất. Trong quá trình nghiên cứu, bạn có thể đã xác định được một số nhà cung cấp nổi bật.

Nếu bạn muốn thực sự kỹ lưỡng, hãy gửi cho mỗi nhà cung cấp trong danh sách lựa chọn của bạn một yêu cầu đề xuất (RFP). Điều này sẽ bao gồm thông tin chính về công ty của bạn, nhu cầu cụ thể của bạn, bảng câu hỏi về nhà cung cấp và bất kỳ quy tắc gửi đề xuất cụ thể nào mà họ phải tuân theo, chẳng hạn như thời hạn gửi.

Bước 4: Sử dụng thử các phần mềm

Hãy tận dụng mọi bản demo miễn phí có sẵn và trải nghiệm với từng công cụ để hiểu về giao diện người dùng và khả năng của nó. Thực hiện nó ở quy mô nhỏ và thử nghiệm nó, lưu ý bất kỳ hạn chế hoặc khó khăn nào bạn gặp phải.

Nếu khả thi, hãy nhận phản hồi từ càng nhiều nhân viên càng tốt. Với tư cách là người dùng cuối cùng, thông tin đầu vào của họ có thể giúp bạn nhận thấy những thiếu sót mà bạn có thể chưa xem xét.

Nếu phần mềm bạn yêu thích không cung cấp bản dùng thử miễn phí, hãy dùng thử 1 tháng trước khi cam kết thanh toán hàng năm. Chắc chắn, trả tiền cho phần mềm hàng năm thường rẻ hơn, nhưng sẽ không rẻ hơn nếu bạn chọn sai phần mềm và cuối cùng phải quay lại và mua một phần mềm khác!

Bước 5: Triển khai và bắt đầu

Đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy thoải mái với phần mềm nhân sự và cảm thấy tự tin khi sử dụng nó.

Lý do chính khiến các công ty không thấy ROI khi mua phần mềm là do không tuân thủ việc triển khai và tích hợp đúng cách công cụ mới vào các hoạt động hàng ngày.

Quản lý thay đổi hiệu quả là rất quan trọng. Để nhân viên sử dụng phần mềm mới, họ cần hiểu nó mang lại lợi ích như thế nào (ví dụ: nó giúp họ tiết kiệm thời gian / yêu cầu PTO của họ được phê duyệt nhanh hơn) và biết cách sử dụng nó.

Tạm kết

Phần mềm quản lý nhân sự là một trong những ứng dụng công nghệ vào nguồn nhân lực mà các công ty có thể cân nhắc sử dụng! Trên thực tế nó mang lại lợi ích rất lớn cho cả chủ doanh nghiệp, ban quản lý và cả nhân viên! Hi vọng rằng bài viết trên đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết để có thể quyết định một phần mềm quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả với công ty bạn!