28 loại tư cách lưu trú tại Nhật và những lưu ý khi xin chứng nhận COE

Nhật Bản rất cởi mở và là mảnh đất mơ ước của rất nhiều du học sinh cũng như người lao động nước ngoài. Để sang Nhật du học hay làm việc, ngoài việc xin Visa thì bạn còn cần phải xin một loại giấy phép đó là tư cách lưu trú tại Nhật nếu muốn ở lại làm việc hoặc học tập thời gian dài hơn 90 ngày. Trong bài viết dưới đây, Growupwork sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về các loại tư cách lưu trú tại Nhật cũng như cách lưu ý khi nộp đơn để không bị trượt COE nhé.

1. Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là gì?

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tiếng Nhật là 有資格証明書, theo tiếng Anh là Certificate of Eligibility (COE) là loại giấy tờ chứng nhận tư cách lưu trú hợp pháp và tham gia một số hoạt động nhất định và có thời hạn của bạn tại Nhật Bản. Đây là loại giấy tờ bắt buộc khi bạn muốn ở Nhật trên 90 ngày và được Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản cấp.  

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật là hình thức phân loại những hoạt động mà người nước ngoài nhập cảnh, cư trú tại Nhật được phép làm. Người nước ngoài được tự do hoạt động trong phạm vi cho phép của tư cách và trong thời hạn còn hiệu lực của tư cách đó.

Có bao nhiêu loại tư cách lưu trú tại Nhật?

Hiện tại có 28 tư cách lưu trú khác nhau tại Nhật. Bao gồm: 

• 18 loại tư cách lưu trú có thể làm việc : Thực tập sinh, kỹ sư, giảng viên, ngoại giao, tôn giáo, nghiên cứu...
• 5 loại tư cách lưu trú không thể làm việc: Du học, tu nghiệp, thăm gia đình... 
• 1 loại tư cách lưu trú mà tùy vào nội dung giấy phép của từng cá nhân sẽ quyết định cho phép có thể làm việc hay không: Hoạt động đặc biệt nhân viên ngoại giao, y tá bổ khuyết người nước ngoài dựa theo hiệp định đối tác kinh tế
• 4 loại tư cách lưu trú dựa trên thành phần bản thân hay vị trí (không giới hạn công việc): Vĩnh trú, vợ/chồng/con của người Nhật hoặc người vĩnh trú, người định trú.

Ở trên thì du học sinh, tu nghiệp sinh thuộc diện tư cách không được phép làm việc tại Nhật. Tuy nhiên, trong trường hợp du học sinh muốn đi làm thêm thì cần xin thêm 1 loại giấy phép hoạt động ngoài tư cách. Những người không được phép lao động mà muốn đi làm thêm để có thu nhập thì cần phải được cấp giấy phép hoạt động ngoài tư cách này tại sở quản lý nhập cảnh địa phương. Trường hợp người có tư cách lưu trú là Du học / thực tập sinh hay ở lại cùng gia đình...thì có hạn chế về thời gian làm việc và nội dung công việc khi đi làm thêm. Nếu làm việc ở ngoài phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú mình thì người đó có thể bị phạt tước tư cách lưu trú và trục xuất vì “lao động bất hợp pháp”.

 
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE là loại giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ xin sang Nhật làm việc hay du học. Trong đó quy định nhiều loại tư cách khác nhau cụ thể theo từng trường hợp. Do đó, đây cũng là loại giấy tờ gây nhiều khó khăn nhất trong quá trình xin sang Nhật.

2. Những trường hợp không cần giấy chứng nhận lưu trú? 

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú chỉ cần thiết trong những tường hợp bạn phải ở lại Nhật Bản trên 3 tháng (90 ngày) như đi du học hoặc lao động. Do đó, nếu bạn chỉ xác định đến Nhật trong thời gian ngắn như: du lịch, họp hành, thăm người thân, tham dự hội thảo… thì sẽ không cần giấy COE mà chỉ cần xin visa là được.

3. Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE áp dụng trong trường hợp nào?

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là loại giấy tờ cần thiết cho những trường hợp ở lại Nhật Bản trên 3 tháng (90 ngày) như đi du học hoặc lao động, hoặc thực tập, huấn luyện chuyên sâu kéo dài... cụ thể như:

• Du học sinh
• Tu nghiệp sinh
• Thực tập sinh kỹ năng
• Xin vĩnh trú - định cư lâu dài tại Nhật Bản
• Sang Nhật làm việc diện chuyên gia, kỹ sư, chuyên viên kỹ thuật, học giả...

4. Sự khác nhau giữa giấy chứng nhận tư cách lưu trú và visa đi Nhật

Nhiều người rất hay nhầm lẫn và hiểu giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書) và Visa (ビザ) là một. Thực tế không phải như vậy, giấy chứng nhận tư cách lưu trú là một loại giấy tờ bổ sung cho Visa do cục xuất nhập cảnh cấp để xác nhận người được cấp có thể lưu trú tại Nhật với thời hạn lâu hơn cũng như được phép tham một số hoạt động nhất định tương tư người Nhật bản xứ. 

Visa hay còn gọi là thị thực là giấy chứng nhận của cơ quan nhập cư thuộc một quốc gia để xác minh bạn (hoặc một người nào đó) được cấp phép nhập cảnh vào quốc gia đó trong một khoảng thời gian quy định tùy trường hợp như nhập cảnh 1 lần hay nhiều lần. Nếu không có bất cứ vấn đề gì thì đại sứ quán, lãnh sự quán Nhật Bản sẽ cấp visa cho bạn thường là một sticker dán vào hộ chiếu.

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú tại Nhật là hình thức phân loại những hoạt động mà người nước ngoài nhập cảnh, cư trú tại Nhật được phép làm. Người nước ngoài được tự do hoạt động trong phạm vi cho phép của tư cách và trong thời hạn còn hiệu lực của tư cách đó.

Nói tóm lại thì thì sự khác nhau lớn nhất giữa Visa và Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là tư cách hoạt động (làm việc): Visa để bạn có thể nhập cảnh vào Nhật Bản còn Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là để bạn hoạt động  (học tập và làm việc) trong  một phạm vi cho phép.

Nếu bạn đi Nhật để du học, thực tập hoặc lao động diện kỹ sư, chuyên viên… thì giấy này sẽ do các nhà môi giới hoặc công ty được ủy quyền tại Nhật xin giúp bạn nên bạn không phải lo lắng gì. Như vậy, tùy thuộc vào mục đích đến Nhật Bản của bạn là gì, các bạn có thể tự mình biết có cần thiết giấy chứng nhận lưu trú hay không nhé. Tránh trường hợp mất thời gian, tiền bạc và những rắc rối không cần thiết. 

5. Quy trình xin cấp chứng nhận lưu trú Nhật Bản

Nhật Bản đòi hỏi rất nghiêm ngặt về độ chính xác các loại giấy tờ nhập cư. Do đó, quy trình cấp giấy chứng nhận lưu trú tại Nhật Bản cũng trải qua những bước kiểm định và xét duyệt khá khắt khe. Nếu bạn tự nộp hồ sơ xin tư cách lưu trú thì cần biết quy trình xin cấp chứng nhận lưu trú COE thường bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ cho Cục Xuất Nhập cảnh Nhật Bản
• Bước 2: Cấp giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn
• Bước 3: Xin Visa
• Bước 4: Thông báo kết quả và cấp giấy chứng nhận lưu trú cho những trường hợp đủ điều kiện
   

6. Hồ sơ xin tư cách lưu trú Nhật Bản bao gồm những gì? 

Giấy chứng nhận tư cách lưu trú là loại giấy tờ quan trọng quyết định bạn có đủ điều kiện sang Nhật hay không? Rất nhiều người băn khoăn: cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi muốn xin cấp COE? Để xin cấp giấy COE, các bạn hãy chuẩn bị thật kĩ càng những giấy tờ sau:

• Ảnh thẻ (4x3). Chú ý, ảnh không có hậu cảnh, ảnh rõ khuôn mặt, ảnh không đội mũ, ảnh được chụp trong vòng 3 tháng.
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp Cao đẳng, đại học (bản gốc)
• Sơ yếu lí lịch
• Bản tóm tắt quá trình làm việc và kinh nghiệm
• Giấy chứng nhận đóng thuế dân, thuế thu nhập cá nhân
• Bản Scan hộ chiếu (chụp tất cả các trang)
• Bản dịch tiếng Nhật của tất cả các giấy tờ nói trên

Để tránh trường hợp mất cơ hội vì thiếu giấy tờ, các bạn hãy chuẩn bị thật kĩ những giấy tờ cần thiết nhé. Thông thường, việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận lưu trú sẽ do các công ty môi giới lao động chuẩn bị. 

Dưới đây là tóm tắt các trường hợp cần xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản

7. Những lỗi / nguyên nhân làm trượt xin tư cách lưu trú?

Nhiều lao động ngỡ ngàng vì trượt COE mà không hiểu lý do tại sao. Có thể do nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất khi xin chứng nhận lưu trú tại Nhật Bản dẫn đến bị trượt nhé:

• Trượt do có hành vi gian lận giấy tờ như: Thông tin hồ sơ bị thiếu, sai lệch hoặc không khớp như: ngày sinh, số chứng minh, địa chỉ… Giấy tờ giả
• Công ty môi giới lao động có dấu hiệu phạm pháp hoặc không đủ tư cách bảo lãnh
• Hồ sơ thuộc đối tượng bị cấm nhập cảnh vào Nhật
• Thực tập sinh có hộ khẩu tại nơi có nhiều đối tượng phạm pháp có tỷ lệ đậu giấy COE không cao.

Đối với những trường hợp bị từ chối cấp chứng nhận lưu trú vì những lý do khách quan như do công ty môi giới hoặc do hộ khẩu từ những địa phương nhiều tội phạm, các bạn có thể xin giải trình để cấp giấy COE lần 2.

8. Bảng mã đối chiếu các lỗi trượt COE 

Dưới đây là bảng mã đối chiếu các lỗi trượt khi xin tư cách lưu trú tại Nhật COE

 
9. Những lưu ý để không bị trượt tư cách lưu trú tại Nhật Bản

Để nâng cao tỷ lệ được duyệt giấy chứng nhận tư cách lưu trú, các bạn cần ghi nhớ một số lưu ý sau:

1. Chọn công ty xuất khẩu lao động hay môi giới uy tín, có trụ sở hoặc đại diện bên Nhật.
2. Chọn trường (trong trường hợp đi du học) hoặc công ty (trong trường hợp đi lao động) phù hợp và có tên tuổi sẽ giúp tỷ lệ đậu giấy COE cao hơn. 
3. Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ đầy đủ, kỹ càng: có rất nhiều trường hợp bị chậm thời gian sang Nhật chỉ do thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không khớp. 
4. Hoàn tất các thủ tục và nộp hồ sơ càng sớm càng tốt: nộp hồ sơ sớm sẽ giúp bạn chủ động được thời gian cũng như kịp thời giải quyết những vấn đề xảy ra bất ngờ. Đảm bảo có đủ thời gian xử lý hoặc khắc phục mà không ảnh hưởng đến tiến độ sang Nhật theo kế hoạch.

10. Thời gian xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE và thời hạn được lưu trú tối đa là bao lâu? 

Thời gian để cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú là khoảng 2-3 tháng từ khi tiếp nhận hồ sơ đến khi cấp giấy chứng nhận. Thời hạn lưu trú của loại giấy tờ này thường là 1 năm và cứ sau 1 năm bạn phải đi xin gia hạn 1 lần. Thường thì cục xuất nhập cảnh sẽ xem xét quá trình các bạn sống ở Nhật để tiếp tục gia hạn tư cách lưu trú cho các bạn. Thời gian sẽ mất từ 15 ngày đến 1 tháng. Các bạn lưu ý những thông tin này để chủ động gia hạn kịp thời nhé.

Các tư cách lưu trú thường có thời hạn nhất định tùy theo mục đích của bạn:

• Du học sinh là 1 năm 3 tháng.
• Thực tập sinh thì tư cách lưu trú thường là 6 tháng
• Diện kỹ sư là 1 năm.

Với các bạn du học sinh khi kết thúc quá trình học thường sẽ đi làm vì vậy các bạn cần chuyển tư cách lưu trú từ du học sinh sang người đi làm. Hoặc các kết hôn với người Nhật hoặc những người đang sinh sống tại Nhật thì có thể chuyển tư cách lưu trú theo dạng gia đình.

 
Sang Nhật Bản du học và làm việc là con đường rất tốt  để giúp bạn thay đổi vận mệnh và xây dựng tương lai sự nghiệp tươi sáng cho bản thân và gia đình. Với những chia sẻ trên, Growupwork hy vọng các bạn đã có thêm được những định hướng nghề nghiệp nhất định để tăng khả năng đỗ giấy COE cũng như có thêm gợi ý về công ty môi giới lao động uy tín. Nếu có thắc mắc gì thêm xin đừng ngại liên hệ với chúng tôi ngay nhé.