Giấy tờ luôn mang bên người khi sang Nhật

Khi sang Nhật Bản học tập và làm việc bạn cần luôn mang theo bên mình những giấy tờ hành chính quan trọng được quy định trong luật dành cho người nước ngoài khi đến Nhật. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu về thẻ ngoại kiều và các giấy tờ khác cùng cách đăng ký những loại giấy tờ này.

Visa (thị thực) và hộ chiếu là một trong những giấy tờ cần thiết để nhập cảnh vào Nhật Bản, được phát hành tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản tại nước Sở tại.

Có nhiều loại thị thực visa, tùy thuộc vào mục đích nhập cảnh, chẳng hạn như du lịch, kinh doanh, việc làm và du học,...
(Trong thực tế việc bạn có thể nhập cảnh bằng visa hoặc hộ chiếu hay không được quyết định bởi công an xuất nhập cảnh tại sân bay hay cảng biển.)

Người nước ngoài được cấp tư cách lưu trú thì chỉ được phép làm việc và hoạt động trong thời hạn lưu trú được cấp (có thể gian hạn) và trong phạm vi tư cách lưu trú được công nhận.
Tuy nhiên, được phép nhập cảnh bằng visa không có nghĩa là bạn có thể làm việc tại Nhật Bản trong thời gian đó.
►Người nước ngoài muốn làm việc tại Nhật Bản thì cần có tư cách lưu trú.

THẺ NGOẠI KIỀU (THẺ LƯU TRÚ)

Người nước ngoài được cấp tư cách lưu trú thì chỉ được phép làm việc và hoạt động trong thời gian lưu trú được cấp có thể gia hạn và trong phạm vi tư cách lưu trú được công nhận.

Nếu được cấp “tư cách lưu trú” có thể ở lại và hoạt động tại Nhật bản thì sẽ được quyết định thời hạn lưu trú “từ 3 tháng trở lên”.
(hình thẻ ngoại kiều)

“Thẻ ngoại kiều” (Thẻ lưu trú) là thẻ chỉ được phát hành cho người nước ngoài được cấp thời hạn lưu trú “từ 3 tháng trở lên”.

Không đưa visa và hộ chiếu cho người khác mà hãy tự mình bảo quản.
Pháp luật quy định trong thời gian ở Nhật, bạn phải luôn mang theo thẻ ngoại kiều khi đi ra ngoài.
Nếu vi phạm sẽ bị phạt tiền. Thẻ ngoại kiều là vật quan trọng nên tuyệt đối không được làm mất.

Nếu không may bị thất lạc thẻ ngoại kiều hoặc bị trộm đồ thì bạn phải thông báo ngay cho cảnh sát, sau đó làm thủ tục “yêu cầu cấp lại” tại Cục quản lý xuất nhập cảnh tại nơi bạn sống.

Thẻ ngoại kiều bị mất hoặc lấy trộm được cấp lại miễn phí.
Việc yêu cầu cấp lại phải được tiến hành trong vòng 14 ngày kể từ khi bạn phát hiện ra mình bị mất thẻ.

Những giấy tờ cần thiết khi yêu cầu cấp lại thẻ ngoại kiều

• Đơn yêu cầu theo mẫu 
• Ảnh thẻ (40mmx30mm)
• Giấy trình báo bị thất lạc hoặc bị trộm đồ đã nộp cho cảnh sát, trường hợp bị thất lạc do thiên tai, hỏa hoạn thì cần giấy chứng nhận thiên tai, hỏa hoạn. 
• Hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận tư cách lưu trú 
• (Trường hợp không thể trình hộ chiếu hoặc giấy chứng nhận tư cách lưu trú thì phải giải trình lý do) 
• Với người có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú thì cần giấy phép đó.

Trường hợp thẻ ngoại kiều bị làm bẩn hoặc làm hỏng thì cũng phải yêu cầu cấp lại hoặc đổi sang thẻ mới.
Trường hợp thẻ không bị bẩn hoặc hỏng nhưng bạn muốn đổi ảnh trên thẻ thì cũng có thể yêu cầu đổi thẻ. Tuy nhiên, khi yêu cầu phát hành lại vì lý do đổi thẻ, bạn sẽ phải trả lệ phí là 1300 yên.

“Sổ thụ lý” của giấy trình báo thiệt hại nộp lên cảnh sát

Không chỉ trong trường hợp làm thất lạc thẻ ngoại kiều, việc nộp giấy trình báo thiệt hại cho cảnh sát sẽ chứng minh cho việc bạn “bị thất lạc” hay “bị lấy trộm” thứ gì đó.

Nếu bạn có phiếu công dân trong nước Nhật thì dù là người nước ngoài cũng làm thủ tục giống người Nhật.

Khi nộp giấy trình báo thiệt hại, cảnh sát sẽ đưa cho bạn biên lai của giấy trình báo thiệt hại, trên đó có ghi “số thụ lí”. Bạn nhớ phải ghi lại “số thụ lí” này.

Yêu cầu cấp lại bởi người đại diện

Theo nguyên tắc, người chủ thẻ phải tiến hành yêu cầu cấp lại nhưng trường hợp bị đau ốm không thể đi được thì người thân cùng nhà từ 16 tuổi trở lên có thể đi thay.
Tuy nhiên, trong trường hợp này cần giấy chứng nhận lí do chủ thẻ không thể đến được. Ví dụ, nếu không thể đến do bị đau ốm thì cần có giấy chẩn đoán của bác sĩ.
Ngoài ra, người được ủy thác do Cục quản lý xuất nhập cảnh tại địa phương công nhận cũng có thể làm người đại diện khi yêu cầu cấp lại. Trường hợp này cần thêm giấy tờ chứng minh nhân thân người được ủy thác.
Dù là người thân hay người được ủy thác đứng ra thực hiện yêu cầu cấp lại thì đều cần có giấy ủy quyền của chủ thẻ.

ĐĂNG KÝ PHIẾU CÔNG DÂN

Phiếu công dân là giấy tờ chứng minh rằng bạn đang sống ở đâu trong nước Nhật.
Sau khi đến Nhật, trong vòng 14 ngày bạn cần phải đến đăng ký tại trụ sở hành chính tại nơi bạn đang sống.
Dù quá thời hạn vẫn có thể làm thủ tục, tuy nhiên hãy đi đăng ký sớm nhé.

Tùy vào từng trụ sở hành chính mà tên nơi tiếp nhận sẽ khác nhau (ví dụ như phòng hộ tịch” hoặc “phòng thị dân”).

Sau khi đến trụ sở hành chính nơi bạn ở, bạn chỉ cần nói với nhân viên “tôi muốn đăng ký địa chỉ” là họ sẽ chỉ cho bạn nên đi đến chỗ nào.

Những vật cần thiết khi đăng ký phiếu công dân

• Hộ chiếu
• Thẻ ngoại kiều
• Con dấu

Trường hợp cần đến “Phiếu công dân” sau khi đăng kí thì bạn có thể đi đến quầy của trụ sở hành chính yêu cầu họ cấp cho bạn.
Tại các quận, huyện, thành phố có cấp thẻ (thẻ thông tin cư trú) để người dân tự phát hành phiếu công dân và giấy chứng nhận con dấu, có đặt “máy phát hành tự động” ở các địa điểm ngoài trụ sở hành chính nên vào ngày nghỉ và buổi tối bạn vẫn có thể tự phát hành giấy tờ bằng thẻ.
Cách làm khác nhau tùy vào từng địa phương.
Khi đăng ký cư trú bạn có thể đăng ký bằng tên katakana
Ví dụ, khi bạn đăng ký con dấu, nếu trên thẻ ngoại kiều chỉ có tên bằng chữ cái alphabet thì con dấu bằng chữ katakana sẽ không thể đăng kí được.

Khi đăng ký cư trú nếu như bạn có đăng ký cả tên katakana thì có thể đăng ký con dấu bằng tên katakana. Khi đi mở tài khoản ngân hàng cũng cần phải viết phiên âm họ tên bằng chữ katakana
Chữ katakana là một loại chữ viết của Nhật Bản dùng để chiêm âm cách đọc chữ nước ngoài và ghi lại các âm thanh.
Tiếng Nhật thì chỉ riêng chữ viết cũng khó, có cả kanji, hiragana và katakana phiếu công dân nhé.

THẺ MÃ SỐ CÁ NHÂN

Thẻ My number (thẻ mã số cá nhân) là một thẻ IC bằng nhựa để nhận dạng cá nhân.

Ngay cả người Nhật cũng có chỗ chưa quen khi dùng thẻ này.

Tuy nhiên, ở mặt trước thẻ có ảnh, tên, địa chỉ, ngày tháng năm sinh và giới tính của bạn nên có thể sử dụng như giấy tờ tùy thân.

Đặc biệt, khi bạn sử dụng các dịch vụ tài chính, chỉ cần thẻ mã số cá nhân này sẽ không cần những giấy tờ tùy thân khác nên rất tiện lợi khi mang theo.

Thẻ mã số cá nhân sẽ được cấp miễn phí nếu bạn yêu cầu.

Để được cấp thẻ mã số cá nhân:

Nếu có phiếu công dân trong nước Nhật thì dù là người nước ngoài cũng được gửi giấy thông báo mã số cá nhân" và mẫu đơn yêu cầu cấp “thẻ mã số cá nhân".
Dán ảnh thẻ của bạn vào mẫu đơn yêu cầu (chiều dài 4.5cm x chiều ngang 3.5cm) rồi gửi đến trụ sở hành chính, họ sẽ cấp thẻ mã số cá nhân cho bạn.

Phong bì được sử dụng là phong bì kèm theo mẫu đơn yêu cầu.
Ảnh dán vào mẫu đơn yêu cầu phải là ảnh chính diện, nhìn rõ mặt, không có phong cảnh phía sau. Không đội mũ, đeo kính đen làm mắt bị che.
Mặt trước của mẫu đơn yêu cầu đã có sẵn chữ nên bạn hãy kiểm tra xem có sai sót không rồi điền số điện thoại có thể liên lạc dễ dàng trong giờ hành chính (mục 4).
Số điện thoại của bạn sẽ không bị dùng vào việc khác ngoài thủ tục yêu cầu này.
Ở mặt sau, bạn điền ngày yêu cầu (phần 1) và họ tên người yêu cầu (phần 2), dán ảnh (phần 3) là hoàn thành.
Bạn có thể đăng kí bằng điện thoại hoặc qua mạng internet.

Sau khi làm xong thẻ, trụ sở hành chính sẽ gửi bưu thiếp thông báo cho bạn.

Sẽ mất khoảng 1 tháng kể từ khi đăng ký cho đến khi bưu thiếp tới.
Mang bưu thiếp này tới trụ sở hành chính bạn sẽ được cấp thẻ.
Nhân viên trụ sở hành chính sẽ kiểm tra người tới lấy thẻ có phải là người trong ảnh hay không nên bạn hãy tự mình đi lấy nhé.

Những vật cần thiết làm thủ tục yêu cầu cấp thẻ mã số cá nhân

• Mẫu đơn yêu cầu cấp thẻ mã số cá nhân
• Ảnh thẻ (4.5x3,5cm)

Những vật cần thiết khi đi lấy thẻ mã số cá nhân

• Giấy thông báo cấp thẻ (bưu thiếp)
• Thẻ ngoại kiều
• Giấy thông báo mã số cá nhân

Khi đã được cấp thẻ mã số cá nhân thì sẽ thẻ thông báo sẽ không cần thiết nữa nên hãy mang trả lại trụ sở hành chính.
Thẻ mã số cá nhân có ghi thời hạn (giống với thời hạn lưu trú của thẻ ngoại kiều).
Nếu gia hạn thẻ thì trước khi quá thời hạn hãy đến làm thủ tục gia hạn tại trụ sở hành chính.
Nếu làm mất “thẻ mã số cá nhân” thì hãy trình báo cảnh sát sau đó liên lạc với trụ sở hành chính nơi bạn ở để phát hành lại.

Ngoài các giấy tờ này, các bạn còn cần mang theo con dấu và thẻ bảo hiểm y tế để dùng đến khi cần và tránh thất lạc.